Posta elettronica certificata: una nuova opportunità per i professionisti

di Tommaso Valleri, pubblicato il 08/01/2009, fonte Mo.P.I.

tag: pec, posta elettronica certificata

La Posta Elettronica Certificata (il cui acronimo è PEC) è un sistema di comunicazione elettronico simile alla posta elettronica tradizionale al quale si aggiungono particolari caratteristiche (sicurezza e certificazione della trasmissione del messaggio) tali da conferire al messaggio valore probatorio. A tal prposito, il Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), scrive che: La posta elettronica rappresenta uno strumento di ampissima diffusione per le caratteristiche di semplicità, immediatezza ed efficacia ed è frequentemente utilizzata nelle comunicazioni interpersonali e d'ufficio. E' un sistema di posta elettronica in grado di superare le 'debolezze' della posta elettronica e di poter essere utilizzata in qualsiasi contesto nel quale sia necessario avere prova opponibile dell'invio e della consegna di un determinato documento. La PEC si presenta come un'innovazione capace di generare enormi risparmi sul piano economico nei settori pubblici e privati e di semplificare i rapporti tra privati e tra costoro e la pubblica amministrazione.

Le caratteristiche che deve avere la PEC sono state definite nel DPR 68 dell'11 febbraio 2005 e nei suoi documenti tecnici collegati: a) regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata; b) Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n. 49.

Questi documenti definiscono gli aspetti generali del servizio di posta elettronica certificata nonché i dettagli tecnici. Tali regole hanno lo scopo di garantire la validità generale del servizio e la così detta interoperabilità tra i diversi gestori.

Il D.Lgs. 82 del 7 marzo 2005 (Codice dell'amministrazione digitale) ribadisce ulteriormente il valore legale della PEC.

Negli ultimi mesi l'utilizzo della posta elettronica certificata si sta rapidamente diffondendo anche in settori diversi da quello della Pubblica Amministrazione. Il motivo è che la PEC permette di sostituire totalmente il fax e la raccomandata tradizionale nei documenti ufficiali e può inoltre essere utilizzata per l'inoltro di comunicazioni che richiedono l'attestazione dell'invio (anche se non necessariamente la certificazione della consegna).

L'invio di una eMail viene considerato 'certificato' solo se entrambe le caselle coinvolte nella trasmissione (mittente e destinatario) sono caselle PEC. Nel caso in cui, ad esempio, solo il mittente sia certificato, vi sarà l'attestazione garantita dell'invio, ma non la ricevuta di avvenuta consegna.

La trasmissione avviene a cura del gestore attraverso protocolli sicuri che la maggior parte degli strumenti di posta oggi diffusi riesce a gestire (Outlook, Outlook Express, Eudora, Thunderbird, etc.).

Breve vademecum all'utilizzo della PEC
Quando si invia un messaggio da una casella PEC il proprio gestore invia una ricevuta di accettazione che attesta il momento della spedizione ed i destinatari. Qualora vi siano più destinatari il gestore provvederà a distinguere quelli normali da quelli dotati anch'essi di PEC.

Il gestore del mittente elabora un nuovo messaggio - detto 'busta di trasporto' - che contiene il messaggio originale così come ricevuto nonché i dati della spedizione. A questo punto il gestore firma virtualmente la busta in modo che il destinatario possa avere garanzia dell'integrità della stessa.

Dopodiché un messaggio di posta elettronica certificata viene consegnato al destinatario inserito nella sua 'busta di trasporto'. Infine, una volta effettuata la consegna, il gestore provvede ad avvisare il mittente dell'avvenuto recapito che attesta: consegna, data e ora, contenuto.

In pratica il gestore si limita a certificare l'invio e la ricezione di un'eMail nonché a garantire l'integrità del suo contenuto e la data e ora di spedizione e di consegna.

Perché i professionisti della psicologia dovrebbero essere interessati alla PEC?
Il così detto 'Decreto anticrisi' (D.L. 185/2008) reca - articolo 16, comma 7 - disposizioni precise per tutti quei professionisti iscritti ai rispettivi albi professionali: entro un anno dall'entrata in vigore del decreto stesso ogni professionista deve comunicare al proprio Ordine (o Collegio) professionale il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Successivamente, tutti gli ordini e i collegi professionali pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di PEC. Tali misure interessano anche le società di nuova costituzione e, con una proroga di tre anni, quelle già costituite.

Partendo da queste premesse è facile supporre quali potranno essere a breve gli sviluppi della PEC in merito all'utilizzo della stessa da parte di un libero professionista: nei rapporti con i propri clienti/utenti/pazienti sarà possibile inviare (con attestazione dell'invio garantita) direttamente per eMail documenti quali ricevute, fatture e certificati; analogamente si potrà fare con i propri fornitori; interessante poi pensare agli sviluppi che la PEC potrebbe avere nei rapporti tra professionista e relativo Albo professionale: si potrà, nella sostanza, sostituire tutte quelle comunicazioni - anche ufficiali - che prima venivano trasmesse tramite la raccomandata tradizionale o il fax (convocazioni, invio e ricezione di materiale, etc.). Se all'utilizzo della PEC poi si aggiunge la così detta 'firma digitale' si potrà avere contemporaneamente la sicurezza di un documento certo (certo a livello di contenuto, di invio e di ricezione) con il plus della firma autentica. Per entrambi (professionista e Albo) ci sarà un chiaro risparmio in termini economici e temporali.

Facciamo un esempio che forse può chiarire, almeno in parte, l'aspetto dello snellimento e del risparmio. Prossime elezioni ENPAP: l'Ente ha inviato, per la convocazione elettorale, circa 30.000 raccomandate al costo di 2,80 euro l'una per una spesa postale totale superiore agli 80.000 euro a cui vanno aggiunti i costi di stampa, i costi dei fogli, i costi delle buste e - non ultimo - il costo di assemblaggio del tutto (piegamento fogli, imbustamento, stampa indirizzi, etc.). E' dunque facile supporre che, potendo dal prossimo anno utilizzare la PEC, l'Ente potrà risparmiare una cifra che si attesta intorno ai 100.000 euro.

Approfondimenti normativi

• DPR n° 68 del 11/02/2008 (Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.)
• regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
• circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n. 49
• D.Lgs. 82 del 7 marzo 2005 (Codice dell'amministrazione digitale)
• D.L. 185 del 29 novembre 2008 (Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale)

• Posta Elettronica Certificata
• PEC: ulteriori dettagli tecnico-giuridici

• CNIPA, Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione
• Ministero per la pubblica amministrazione e l'innovazione